Appel à candidatures : Projet GED, SAE et numérisation

Un groupe de travail composé par le CHI de Haute Comté, le GH de Vesoul, le CH de Dole, le GHT Jura Sud et le GRADeS a été constitué pour piloter ce projet. En 2021 un marché en dialogue compétitif a été lancé et la société Tessi a été retenue.

Cette solution couvre 3 grandes fonctionnalités : l’archivage électronique et l’hébergement (SAE), la gestion électronique de documents (GED) et la numérisation des dossiers médicaux et administratifs vers le SAE.

Le GRADeS est le gestionnaire du déploiement de la solution et de ses services auprès des établissements qui souhaitent s’équiper. La solution sera hébergée, dans un premier temps, par Tessi. Le GRADeS pourra ensuite devenir l’hébergeur de la solution, une fois l’agrément de tiers archiveur obtenu.

Le SAE va permettre, grâce à sa nature d’archivage à valeur probante, de stocker les archives papiers numérisées des établissements de santé. Ce système permettra, à terme, la destruction des archives papiers sur approbation des archives départementales.

La fonction GED doit servir à faire vivre les documents administratifs et médicaux courants en les intégrant directement au SAE.

Le GRADeS Bourgogne-Franche-Comté assure le pilotage du socle commun contenant les tenants du module GED, la solution SAE et 200 utilisateurs (simultanés) à disposition des établissements.

La solution permettra d’optimiser les services documentaires de la capture à l’archivage, à la fois au niveau médical et administratif, sur différents périmètres des fonctions hospitalières.

L’acquisition d’un module de Gestion Electronique des Documents et d’un Système d’Archivage Electronique permettra aux établissements de santé de :

• Disposer de documents uniques et fiables qui pourront être accessibles sur tout le territoire d’un GHT ou dans tous les services d’un établissement, 24h sur 24.
• Garantir la valeur probante des documents numériques produits et reçus en certifiant leur nature dans le temps dans le respect des normes et de la réglementation.
• Eviter la perte et l’altération des données en assurant la lisibilité des documents dans le temps.
• Contenir les surfaces allouées à la conservation des archives.
• Optimiser les délais de communication des différents documents d’un établissement.
• Disposer d’une gestion électronique de document coordonnée, efficace et efficiente.
• Générer du bien-être au travail des personnels des archives avec moins de déplacements et de sorties de documents.
• Harmoniser les pratiques internes aux établissements.
• Redéployer les locaux d’archivage à d’autres usages.

Chaque établissement qui le souhaite peut lancer son propre projet en s’appuyant sur le socle commun. Le groupe de travail va collaborer avec la société Tessi sur les audits, la mise en place, la configuration et le paramétrage du socle commun.

Le marché fonctionne par bon de commande avec des Bordereaux de Prix Unitaires (BPU) d’une durée de 3 + 1 année. Le BPU comprend les audits, les prestations et la rédaction des documents contractuels.

Les 3 établissements engagés dans le groupe de travail vont démarrer la phase 1 du projet. Elle portera sur la GED médicale, l’alimentation du SAE et la numérisation des dossiers d’archives papiers afin de passer le plus rapidement possible au sans papier sur l’ensemble du Dossier Patient Interopérable (DPI) et à moyen terme détruire les dossiers papiers.

Un GHT ou un établissement qui souhaiterait travailler en priorité sur un autre domaine peut rejoindre le groupe de travail sur l’année 2022.

Contactez le GRADeS Bourgogne-Franche-Comté pour rejoindre le projet ou pour obtenir plus d’information : Fabrice TIXIER – fabrice.tixier@esante-bfc.fr ou Dominique FAIVRE – d.faivre@chi-hc.fr