Sommaire
Cet espace FAQ vous propose des ressources pour répondre à vos questions dans le cadre de la mise en place de l’INS.
- Que faire lorsqu’il y a une discordance sur les prénoms composés d’une identité entre la pièce d’identité et l’appel au service INSi où l’on nous donne le choix des prénoms ?
- Que faire dans le cas d’une discordance constatée entre la date de naissance figurant sur le document de forte confiance et le retour téléservice INSi ?
- Le code pays des personnes nées à l’étranger, précisé dans le NIR ne correspond pas toujours au code officiel INSEE rapporté par l’INSi, que faire ?
- A quoi peut être due la discordance entre le NIR et l’INS/INSi sur la clé ?
- Que faire quand 2 pièces d’identité ne rapportent pas le même prénom ?
- Les chevrons sur la pièce d’identité sont-ils fiables pour connaitre le 1er prénom de naissance ?
- Il existe une problématique concernant l’accueil d’une grande population d’origine bulgare sur l’identité des femmes.
- Dans le cadre du Ségur Numérique, l’INS est un des indicateurs cibles d’usage. Serons-nous pénalisés sur les statuts « non qualifiés », quand nous n’arrivons pas à obtenir un justificatif d’identification ou encore quand les traits INS sont erronés ?
- En cas de requalification d’un INS qui serait erroné : Comment revenir sur l’envoi de documents au DMP émis sur une mauvaise identité ?
- Lorsque le patient est étranger et/ou sans papier, quelles sont les procédures à mettre en place au niveau du BDE ?
- Si le téléservice INSi qualifie une identité mais que les traits redescendus ne correspondent pas au document d’identité, quelles sont les procédures à mettre en place ?
- Possédez-vous un texte reprenant les procédures pour la qualification de l’INS d’un enfant ?
- Comment gérer les tirets des prénoms composés au niveau de la qualification de l’INS ?
- Est-il possible de valider l’identité d’une personne âgée en EHPAD avec un acte de naissance et la pièce d’identité d’un parent/enfant ?
Que faire lorsqu’il y a une discordance sur les prénoms composés d’une identité entre la pièce d’identité et l’appel au service INSi où l’on nous donne le choix des prénoms ?
Exemple sur
- la CNI : Marie-Pierre
- l’INSI : Marie et choix entre : Marie Pierre / Marie-Pierre / Marie /Pierre
Parfois au vu des discordances, certaines identités pourraient être qualifiées, bien sûr après l’accord de la CIV.
Les confronter aux cas concrets publiés dans la FP 04 du GRIVES sur les discordances INS, la problématique des prénoms est développée page 5 et page 12.
Que faire dans le cas d’une discordance constatée entre la date de naissance figurant sur le document de forte confiance et le retour téléservice INSi ?
Se référer aux règles : RNIV + FP04 du GRIVES (chapitre 4.3.1 relatif à la date de naissance du patient).
Le code pays des personnes nées à l’étranger, précisé dans le NIR ne correspond pas toujours au code officiel INSEE rapporté par l’INSi, que faire ?
Utiliser le code INSEE affecté à la commune / au pays de naissance en vigueur à la date de naissance de l’usager. Le Maroc a le code INSEE 350, peu importe ce qui est précisé dans le NIR. Le code « commune » pouvant être déduit du NIR pour les personnes nées en France, est parfois compliqué par la présence possible d’ayants droit ou de changement de codes pour certaines communes.
La liste active des codes communes et pays, ainsi que l’historique des mouvements sur les communes sont disponibles sur : https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/code-officiel-geographique-cog/#
A quoi peut être due la discordance entre le NIR et l’INS/INSi sur la clé ?
C’est le numéro d’ordre qui diffère entre titre de séjour, CDRI (341) et INSi (344). Effectivement, la clé étant calculée sur la totalité des chiffres, si un chiffre est changé la clé n’est plus la même. Signalement du problème à l ’ANS et auprès du centre de service du GIE SESAM-Vitale par l’éditeur pour lui remonter les informations.
Que faire quand 2 pièces d’identité ne rapportent pas le même prénom ?
La plus récente prévaut.
Les chevrons sur la pièce d’identité sont-ils fiables pour connaitre le 1er prénom de naissance ?
Les chevrons ne sont pas des éléments fiables de détermination du nom de naissance et premier prénom en particulier pour les nouvelles pièces d’identité.
Il existe une problématique concernant l’accueil d’une grande population d’origine bulgare sur l’identité des femmes.
Lorsqu’elles se marient, elles perdent leur nom de jeune fille et l’inscription dans le logiciel doit être faite comme telle. Lors de la délivrance d’un produit, l’IDE a regardé la CNI de la patiente qui a constaté une différence entre nom marital et nom de jeune fille. Selon le protocole national, cette personne est enregistrée dans le logiciel avec son nom marital. Le nom de jeune fille n’est plus pris en compte. La carte de groupe sanguin était imprimée avec le nom marital, le nom de jeune fille a disparu. En contactant l’EFS, la validation de la transfusion a été accordée.
Discordance entre la CNI de la patiente et l’identité présente dans le logiciel métier : l’identité du logiciel a été reprise sur la carte de groupe et ne correspond pas à la CNI. Si le nom de naissance n’est pas modifié sur la CNI, ne faut-il pas le modifier dans le logiciel métier ? Questionner ce cas précis dans l’établissement et proposer une procédure qui sécurise le partage de cette identité avec l’EFS par exemple.
Dans le cadre du Ségur Numérique, l’INS est un des indicateurs cibles d’usage. Serons-nous pénalisés sur les statuts « non qualifiés », quand nous n’arrivons pas à obtenir un justificatif d’identification ou encore quand les traits INS sont erronés ?
Les établissements ne seront pas pénalisés par la difficulté à qualifier l’INS dans le cadre du Ségur Numérique pour le Programme SUN-ES.
D’une durée de 6 mois, chaque fenêtre de financement correspond à la période maximum dont l’établissement dispose pour atteindre les cibles d’usage. Plus précisément il dispose de 5 mois puisque le délai d’observation de l’atteinte des cibles s’élève à 1 mois (6 mois – 1 mois). Vous avez donc 5 mois pour atteindre les valeurs des indicateurs. Ainsi, même si vous avez des difficultés à qualifier certaines identités vous avez surement plus de 49% de vos séjours avec une INS qualifiée.
En cas de requalification d’un INS qui serait erroné : Comment revenir sur l’envoi de documents au DMP émis sur une mauvaise identité ?
Si un établissement constate qu’un document avec une INS qualifiée a été envoyé dans le mauvais DMP, il doit se tourner vers sa CPAM de rattachement pour lui signaler l’erreur et lui indiquer le document concerné ainsi que les données d’identification du patient. La caisse remontera ensuite l’alerte au niveau national / au médecin hébergeur du DMP qui se chargera de supprimer le document.
L’établissement doit ensuite informer le patient impacté par cette anomalie. Il est bien sûr essentiel que l’établissement recherche la source de cette anomalie pour comprendre ce qu’il s’est passé et identifier si des cas similaires existent. Cette procédure doit toutefois rester exceptionnelle.
Lorsque le patient est étranger et/ou sans papier, quelles sont les procédures à mettre en place au niveau du BDE ?
Dans le cas où un patient est né à l’étranger il a un document preuve de forte confiance permettant de l’identifier
Dans le cas d’une personne qui ne possède pas de papier d’identité la cellule d’identitovigilance de l’établissement met à disposition, des personnes en charge de la création/modification/vérification des identités des patients, des procédures permettant la gestion de ces problématiques spécifiques
Pour accompagner l’usage auprès des professionnels, le réseau national des identitovigilants a publié des documents sous forme de fiches pratiques, voici le lien pour y accéder
Si le téléservice INSi qualifie une identité mais que les traits redescendus ne correspondent pas au document d’identité, quelles sont les procédures à mettre en place ?
Le téléservice INSi ne qualifie pas une identité, il permet aux logiciels locaux de gestion administrative patient (GAP ou GAM) de récupérer l’INS.
La qualification se fait par contrôle de l’identité munie d’une INS avec une pièce de forte confiance.
(Ou automatiquement si cette identité a été validée avant appel au téléservice et récupération de l’INS)
Possédez-vous un texte reprenant les procédures pour la qualification de l’INS d’un enfant ? (Document d’identité d’un des 2 parents / jusqu’à quel âge / enfant orphelin …)
- La procédure de qualification de l’identité d’un enfant est disponible dans le RNIV
- Un enfant est considéré comme adulte à 18 ans
- Etre orphelin ne veut pas dire ne pas posséder un document d’identité de forte confiance
Le référentiel national d’identitovigilance permet de répondre à ces questions voici le lien pour y accéder : https://esante.gouv.fr/produits-services/referentiel-ins
Comment gérer les tirets des prénoms composés au niveau de la qualification de l’INS ?
Le guide d’implémentation de l’INS à destination des éditeurs de logiciels doit permettre une réponse voici le lien pour l’atteindre : https://esante.gouv.fr/sites/default/files/media_entity/documents/INS_Guide%20implementation_V2_0.pdf
Les personnes en charge de la création/modification/vérification des identités des patients sont formées afin de gérer cette problématique dans leur logiciel de gestion administrative patient.
Est-il possible de valider l’identité d’une personne âgée en EHPAD avec un acte de naissance et la pièce d’identité d’un parent/enfant ?
Extrait du RNIV 1 :
3.3.3.2 Quels sont les dispositifs permettant de valider ou de qualifier une identité ?
« Seuls les dispositifs officiels à haut niveau de confiance sont acceptés pour modifier le statut Identité Provisoire en Identité validée ou celui d’Identité qualifiée.
Pour les usagers français, il s’agit de la carte nationale d’identité et du passeport. Pour les mineurs ou dans le cas particulier de certains usagers majeurs[1] qui n’en disposent pas, il est accepté le livret de famille ou un extrait d’acte de naissance. Dans ce cas de figure, il est nécessaire que le représentant légal, le parent ou le descendant selon les cas (majeurs vs mineurs), puisse justifier de sa propre identité. »
Vous pouvez mettre en place cette procédure au sein des établissements d’hébergement de personnes âgées.
[1] Certains résidents d’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes ne disposent pas de pièce d’identité.
