Sommaire
Cet espace FAQ vous propose des ressources pour répondre à vos questions dans le cadre de l’utilisation de ViaTrajectoire.
Général
Comment créer un compte utilisateur ?
Mon compte est bloqué, comment puis-je le débloquer ?
Comment retrouver mon nom d’utilisateur ?
Comment changer de nom d’utilisateur ?
Je souhaite changer de mot de passe
Je ne souhaite plus recevoir les e-mails transmis automatiquement par Viatrajectoire
J’ai changé de nom/et ou d’adresse mail
J’ai un problème lié à mes habilitations
Je ne connais pas le nom de mon ou mes référent(s) établissement
Contacter le support de ma région
Paramétrage
Comment modifier ma fiche Etablissement ?
Pourquoi n’ai-je pas accès aux données médicales ?
Comment mettre à jour les arrêtés de fonctionnement de ma structure ?
ViaTrajectoire module Sanitaire
Comment retrouver un dossier annulé ?
Est-ce que l’unité contactée peut voir la modification apportée à la demande par le prescripteur ?
Pourquoi je ne parviens pas à répondre à la demande d’admission ?
Comment transférer la responsabilité d’un dossier à un référent ?
Pourquoi je ne parviens pas à faire une demande PRADO ?
Comment transférer la responsabilité d’un dossier à un médecin traitant ?
Pourquoi je n’arrive pas à transférer mon dossier vers une unité SMR ?
Comment créer un dossier Grand Âge à partir d’un dossier Sanitaire ?
ViaTrajectoire module Grand Âge
Quelles sont les règles d’archivage d’un dossier grand âge ?
Comment mettre à jour les tarifs de ma structure ?
Comment transférer la responsabilité d’un dossier ?
Pourquoi je ne trouve pas l’établissement recherché ?
Comment récupérer un dossier déjà existant créé par la famille ?
ViaTrajectoire module Handicap
Comment importer une notification ?
Pourquoi est-il important d’utiliser l’onglet LISTE D’ATTENTE dans Viatrajectoire ?
Comment renouveler une décision d’orientation ?
Comment retrouver une décision d’orientation dans mon tableau de bord ?
J’ai fait une erreur en entrant un usager, que faire ?
Pourquoi une notification reçue a basculé dans mon onglet « sans suite » ?
Puis-je réactiver une notification ?
Puis-je entrer un usager sur deux unités en même temps ?
Puis je basculer un usager d’une unité à une autre ?
ViaTrajectoire module Troubles du Neuro-Développement (TND)
Comment adresser le livret de repérage TND à la PCO ?
Quels types de connexion utiliser ?
Dans le cadre de mon exercice en libéral, comment accéder au module TND ?
A quoi correspond la grille de repérage sur ViaTrajectoire ?
Est-ce que l’on peut demander autant de précisions au médecin prescripteur que l’on souhaite ?
Pourquoi une PCO m’est proposée lors de ma recherche et pas une autre ?
Général
Comment créer un compte utilisateur ?
Vous devez vous adresser à votre référent établissement ou à la coordination de votre région : viatrajectoire@esante-bfc.fr. Les données à fournir sont : nom/prénom/email/fonction/structure(s)/unité(s).
Mon compte est bloqué, comment puis-je le débloquer ?
Vous devez vous adresser à votre référent établissement ou à la coordination de votre région : viatrajectoire@esante-bfc.fr en indiquant votre nom d’utilisateur ou votre nom/prénom.
Comment retrouver mon nom d’utilisateur ?
Vous devez vous adresser à votre référent établissement ou à la coordination de votre région : viatrajectoire@esante-bfc.fr en indiquant votre nom/prénom.
J’ai reçu un mail de réinitialisation de mon mot de passe mais je n’en suis pas à l’origine, que faire ?
Veuillez contacter directement la coordination de votre région: viatrajectoire@esante-bfc.fr.
Comment changer de nom d’utilisateur ?
Il est impossible de modifier le nom d’utilisateur. Il est nécessaire de procéder à la création d’un nouveau compte viatrajectoire.
Pour cela, contacter votre référent établissement ou bien la coordination de votre région viatrajectoire@esante-bfc.fr.
J’ai oublié mon mot de passe
Vous avez oublié votre mot de passe pour vous connecter à ViaTrajectoire. Vous avez la possibilité d’en générer un nouveau grâce à un lien qui vous sera envoyé par mail à l’adresse renseignée dans votre compte. Pour cela cliquer sur « mot de passe oublié », indiquer votre « nom d’utilisateur » et recopier la chaîne de caractères.
Je souhaite changer de mot de passe
Vous pouvez modifier votre mot de passe depuis l’espace « ADMINISTRATION »-« MON COMPTE »
Veuillez respecter les conditions suivantes: 12 caractères minimum, comportant au moins 1 minuscule, 1 majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial.
Je ne souhaite plus recevoir les e-mails transmis automatiquement par Viatrajectoire
Vous pouvez activer ou désactiver les notifications mails depuis l’espace « ADMINISTRATION »-« MON COMPTE ». Dans « MES HABILITATIONS », activez ou décochez la réception des e-mails. Attention : les responsables des admissions recevront quand même une notification par mail dans le cas d’une annulation d’une demande précédemment confirmée.
J’ai changé de nom/et ou d’adresse mail
Vous pouvez modifier vos informations depuis l’espace « ADMINISTRATION »-« MON COMPTE ».
J’ai un problème lié à mes habilitations
Pour bénéficier d’une ou plusieurs habilitation(s) dans viatrajectoire , vous devez adresser votre demande aux référents viatrajectoire identifiés au sein de votre établissement. Ces professionnels sont chargés de gérer les droits d’accès au logiciel concernant votre structure. Le cas échéant, nous vous invitons à contacter la coordination de votre région: viatrajectoire@esante-bfc.fr.
Je ne connais pas le nom de mon ou mes référent(s) établissement
Si votre établissement possède un référent, vous trouverez cette information dans le menu « ADMINISTRATION »-« MES REFERENTS » en cliquant sur le bouton « VOIR » dans la colonne référent.
Contacter le support de ma région
L’adresse mail de votre coordination BFC est : viatrajectoire@esante-bfc.fr.
Paramétrage
Comment modifier ma fiche Etablissement ?
Il est nécessaire d’avoir le profil REFERENT STRUCTURE. Puis, dans le menu ADMINISTRATION / ETABLISSEMENT, vous pourrez cliquer sur le crayon en bout de ligne et accéder à votre fiche établissement. Si les données de votre fiche sont grisées, cela signifie que votre établissement est synchronisé avec le ROR. Dans ce cas, veuillez prendre contact avec le référent ROR de votre structure. Le cas échéant, vous pouvez contacter l’équipe ROR : ror@esante-bfc.fr.
Pourquoi n’ai-je pas accès aux données médicales ?
Pour les profils administratifs et sociaux, une dérogation est nécessaire pour accéder aux données médicales. La coordination BFC vous la fournira sur demande si besoin.
Comment mettre à jour les arrêtés de fonctionnement de ma structure ?
Rapprochez-vous de votre référent ARS/CD FINESS.
ViaTrajectoire module Sanitaire
Comment retrouver un dossier annulé ?
Vous avez annulé un dossier. Vous pouvez le retrouver depuis votre tableau de bord dans l’onglet « ANNULEES» pendant 10 jours avant archivage automatique.
Est-ce que l’unité contactée peut voir la modification apportée à la demande par le prescripteur ?
En tant que prescripteur, vous avez la possibilité d’apporter des modifications aux informations renseignées, y compris après l’envoi de la demande d’admission aux unités SSR/HAD/USP (les informations médicales et d’orientation ne sont cependant plus modifiables après le statut « ACCORD CONFIRME »). Les unités receveuses sont averties qu’une modification de dossier côté prescripteur est en cours grâce à la présence d’un drapeau rouge dans leur tableau de bord. Elles ne peuvent pas répondre à la demande tant que le prescripteur n’a pas de nouveau validé le volet modifié.
Pourquoi je ne parviens pas à répondre à la demande d’admission ?
Il peut arriver lors de la lecture des dossiers de demande d’admission reçus que l’onglet de réponse soit désactivé. Cette occurrence est temporaire : l’impossibilité de répondre à une demande d’admission signifie que le prescripteur est en train de modifier ou compléter une information (ex : à la demande d’une des unités qui a reçu cette demande ou en raison d’une évolution dans la prise en charge). ViaTrajectoire vous en informe grâce à la présence d’un drapeau rouge à côté du statut sur la ligne du dossier dans votre tableau de bord ou dans le récapitulatif du dossier. Lorsque le prescripteur aura à nouveau validé les informations du dossier, vous recevrez une notification et le statut de la demande réapparaitra en « Non lue » si ces modifications sont majeures pour votre décision de réponse (ex : dans le volet Médical ou Orientation). Le cas contraire (modification du nombre d’enfants dans le volet Administratif et social), l’onglet de réponse sera simplement réactivé et vous pourrez comparer les versions du dossier.
Comment transférer la responsabilité d’un dossier à un référent ?
Cette action se fait depuis la partie ACTIONS SUR LE DOSSIER / TRANSFERT PATIENT. Il vous suffit, depuis le menu déroulant, d’indiquer l’établissement et l’unité souhaités. Cette fonctionnalité permet de transférer le dossier d’un professionnel à un autre. Une fois le transfert effectué, vous n’aurez plus accès à ce dossier. ATTENTION : Ne pas confondre cette action avec l’envoi de la demande en SSR/HAD/USP/SSIAD.
Pourquoi je ne parviens pas à faire une demande PRADO ?
Il faut avant tout vous assurer auprès de votre coordination BFC que votre structure est paramétrée PRADO. Il faut aussi veiller à ce que l’orientation corresponde bien à la grille d’éligibilité PRADO. L’adresse mail de votre coordination BFC est : viatrajectoire@esante-bfc.fr.
Comment transférer la responsabilité d’un dossier à un médecin traitant ?
Si vous êtes un professionnel hospitalier :
- Pour transférer un dossier sanitaire à un médecin libéral, le professionnel hospitalier doit avoir complété et validé les volets ADM et SOCIAL et DEMANDEUR du dossier.
- Le professionnel hospitalier doit impérativement indiquer le nom du médecin libéral du patient dans le volet ADM et SOCIAL et l’informer par téléphone de cette démarche (aucune alerte mail n’est envoyée par le système). Cette action fera apparaitre le dossier dans le tableau de bord du médecin libéral qui devra l’accepter.
- Dans le volet ADM et SOCIAL (item Prise en charge des soins), une date d’hospitalisation doit être renseignée et la case Retour à domicile cochée avec indication de la date.
Si vous êtes un Dispositif d’Appui à coordination :
- Pour transférer un dossier sanitaire à un médecin libéral depuis son TDB sanitaire, le professionnel du DAC doit avoir complété et validé les volets ADM et SOCIAL et DEMANDEUR.
- Il doit impérativement indiquer le nom du médecin libéral du patient dans le volet ADM et SOCIAL et l’en informer par téléphone.
- Dans le volet ADM et SOCIAL, aucune date d’hospitalisation ne doit être renseignée. Seul l’item SANS HOSPITALISATION PREALABLE doit être coché.
Pourquoi je n’arrive pas à transférer mon dossier vers une unité SMR ?
C’est techniquement impossible dans viatrajectoire.
Comment créer un dossier Grand Âge à partir d’un dossier Sanitaire ?
Il faut ouvrir le dossier sanitaire, se rendre dans la partie ACTIONS SUR LE DOSSIER et cliquer sur CREER UN DOSSIER GRAND ÂGE.
ViaTrajectoire module Grand Âge
Quelles sont les règles d’archivage d’un dossier grand âge ?
L’archivage d’une demande se fait 9 mois après son annulation ou son admission.
Un e-mail automatique de relance est envoyé au référent si le dossier n’a pas été mis à jour depuis plus de 180 jours (6 mois). Sans maintien (ou modification) du dossier dans les 30 jours suivant l’e-mail de relance automatique, les demandes formulées auprès des EHPAD sont annulées : le dossier est toujours accessible et modifiable, mais les demandes basculent dans l’onglet « Annulées » du tableau de bord receveur. Enfin, si aucune modification n’a été effectuée malgré les relances, le dossier sera archivé 270 jours (9 mois) après l’annulation des demandes. Exemple d’un dossier modifié pour la dernière fois le 13 Aout 2019 :
- Relance par mail le 09 Février 2020 (Date de dernière modification + 180 jours)
- Annulation des demandes le 11 mars 2020 (Date de relance + 30 jours)
- Archivage du dossier le 6 décembre 2020 (Date de l’annulation + 270 jours)
Comment mettre à jour les tarifs de ma structure ?
Les tarifs doivent être mis à jour par l’établissement sur le site de la CNSA (https://portail.cnsa.fr/), ils seront importés automatiquement dans Viatrajectoire le mois suivant.
Comment transférer la responsabilité d’un dossier ?
Accédez à la demande concernée et cliquez sur « TRANSFERER LA RESPONSABILITE DU DOSSIER ». Identifiez l’établissement et l’unité concernés responsables du dossier. Attention une fois la demande transférée, elle disparaitra de votre tableau de bord.
Dans « recherche établissement » je ne trouve pas l’établissement recherché ?
Deux cas peuvent se présenter à vous :
-Dans le volet RECHERCHE DES ETABLISSEMENTS / Rechercher établissement : décocher la case VOLET MEDICAL. Dans ce cas, les résultats seront plus nombreux mais moins ou pas adaptés aux besoins du futur résident.
-Cocher les « DEMANDES ANNULEES », il se peut que l’établissement recherché soit dans cette liste.
Comment récupérer un dossier déjà existant créé par la famille ?
Cette action se fait par la fonctionnalité « RECUPERER UN DOSSIER A LA DEMANDE DE L’USAGER ». Le numéro de dossier et le nom de naissance sont obligatoires.
ViaTrajectoire module Handicap
Comment importer une notification ?
Si une notification n’est pas présente sur votre tableau de bord, elle peut être disponible dans la base de données ViaTrajectoire. Vous devez sélectionner « Handicap/Récupérer une décision d’orientation » pour la rechercher :
Cas n° 1 : l’usager et la notification sont trouvés, il suffit de créer la notification.
Cas n° 2 : l’usager et la décision d’orientation correspondant à la saisie n’existe pas, il est alors possible d’effectuer une recherche étendue.
Cas n° 3 : l’usager ne possède pas de dossier dans ViaTrajectoire, contactez la MDPH concernée.
Pourquoi est-il important d’utiliser l’onglet LISTE D’ATTENTE dans Viatrajectoire ?
La traçabilité des listes d’attente permet d’objectiver les besoins sur un territoire. Les données fiables alimentent l’analyse sur l’adéquation « offre – demande » dans le secteur du Handicap ainsi que l’outil SID SDO de la CNSA.
Comment renouveler une décision d’orientation ?
Dans certains, cas, le renouvellement d’une décision d’orientation se fait automatiquement et dans d’autres, il faudra le faire manuellement. Pour ce faire, depuis l’onglet « HANDICAP / GERER LES RENOUVELLEMENTS », sélectionner l’ESMS et l’unité dans laquelle se trouve l’usager dont la décision est arrivée à échéance. Sélectionner la/les décision(s) à renouveler en cochant la/les case(s) correspondante(s) et cliquer sur « RENOUVELER LES DECISIONS SELECTIONNEES ».
Comment retrouver une décision d’orientation dans mon tableau de bord ?
Si vous ne retrouvez pas une décision d’orientation depuis l’accès rapide ou bien depuis « récupérer une décision d’orientation », il faut contacter la MDPH concernée.
J’ai fait une erreur en entrant un usager, que faire ?
Lorsqu’un établissement se trompe en déclarant l’entrée d’un usager et que le délai de 48h est passé, il faut déclarer une sortie, choisir un motif puis préciser dans la partie commentaire “erreur utilisation VT”.
Pourquoi une notification reçue a basculé dans mon onglet « sans suite » ?
Le premier ESMS qui déclare l’entrée de l’usager provoque l’annulation automatique des notifications parallèles (s’il s’agit d’une même catégorie d’établissement). L’annulation automatique intervient le surlendemain.
Puis-je réactiver une notification ?
Une fois une notification annulée, vous pouvez la réactiver depuis l’onglet « sans suite » (si la date de décision est toujours valide).
Puis-je entrer un usager sur deux unités en même temps ?
Si un usager est accompagné au sein de plusieurs unités de votre établissement, vous pourrez faire vivre la décision au rythme de la situation réelle de l’usager. Pour cela, sélectionner une action puis « ajouter un accompagnement ».
Puis je basculer un usager d’une unité à une autre ?
Si un usager change d’unité au sein de votre établissement, vous pourrez faire vivre la décision au rythme de la situation réelle de l’usager. Pour cela, sélectionner une action puis « ajouter un accompagnement » sur la nouvelle unité puis sortir l’usager de l’autre unité.
ViaTrajectoire module Troubles du Neuro-Développement (TND)
Qu’est-ce qu’une PCO ?
Les Plateformes de Coordination et d’Orientation (PCO) sont des organisations ayant pour but d’organiser, de suivre et de coordonner le parcours des enfants de moins de 7 ans (- 12ans pour certaines PCO) suspectés de troubles du neurodéveloppement (TND) avec tous les professionnels de santé impliqués.
Qu’est-ce que le module TND ?
Le module TND assure la dématérialisation des demandes de prise en charge et en facilite la gestion et le suivi. Ces demandes s’effectuent par les médecins de 1ère ligne vers les PCO grâce à la grille de repérage des enfants de moins de 7 ans suspectés d’un Trouble du Neurodéveloppement.
Comment adresser le livret de repérage TND à la PCO ?
Le médecin adresseur initie la création du livret de repérage au sein de ViaTrajectoire – Module TND. Lors du remplissage du dossier, l’adresse et le code postal de résidence de l’enfant sont demandés. En fonction de ces informations, l’outil propose la Plateforme de Coordination et d’Orientation (PCO) la plus proche du lieu de résidence de l’enfant au sein de son département.
Quels types de connexion utiliser ?
ViaTrajectoire permet deux types de connexion pour les médecins libéraux (généralistes, traitants, pédiatres…), de PMI et médecins scolaires.
La 1ère connexion pour ces professionnels se fait obligatoirement avec la carte CPS + lecteur de carte. L’activation de la carte e-CPS peut être effectuée simultanément. La connexion « Professionnels » sur ViaTrajectoire concerne les pédiatres hospitaliers.
Dans le cadre de mon exercice en libéral, comment accéder au module TND ?
Vous aurez accès automatiquement au module TND en vous connectant via l’espace “Professionnels libéraux ou en établissements ».
A quoi correspond la grille de repérage sur ViaTrajectoire ?
La grille de repérage correspond aux signes d’alertes, aux facteurs de haut risques et aux comportements instinctuels/ sensoriels/émotionnels que vous observez chez l’enfant.
Lorsque je remplis la grille de repérage, un message m’indique que l’enfant n’est pas éligible. Quelles sont mes possibilités ?
Le médecin peut annuler la demande ou la modifier pour y apporter des modifications.
Est-ce que l’ajout de pièce(s)-jointe(s) peut être réalisé après l’envoi de la demande d’orientation ?
Un ajout de pièce-jointe peut être fait après l’envoi de la demande d’orientation.
Est-ce que l’on peut choisir la PCO vers laquelle envoyer la demande d’orientation ?
Oui, il est possible de choisir une autre PCO que celle proposée par Viatrajectoire en cliquant sur « Rechercher une nouvelle plateforme » si besoin.
Est-ce que le médecin peut recevoir une notification lorsque la demande est acceptée/refusée par la PCO ?
Si le médecin a activé ses notifications, il recevra une notification ” votre demande a été prise en compte” mais si la PCO refuse, il n’en recevra pas.
Est-ce que l’on peut demander autant de précisions au médecin prescripteur que l’on souhaite ?
Oui, même à chaque réponse apportée par le médecin prescripteur.
Pourquoi une PCO m’est proposée lors de ma recherche et pas une autre ?
Lors de la recherche, les plateformes proposées apparaissent selon leur couverture géographique et selon l’adresse du patient indiquée.
Que se passe-t-il lorsque la PCO n’a pas répondu à la demande sur ViaTrajectoire 15 jours après l’envoi par le prescripteur ?
Cela n’est pas bloquant, elle apparaît seulement en rouge sous forme d’alerte sur les tableaux de bord des professionnels concernés.
